Diagramma di flusso in Excel

Come creare un diagramma di flusso in Excel?

Il diagramma di flusso in Excel è noto anche come diagramma di processo in Excel, viene utilizzato per rappresentare i diversi passaggi coinvolti in un processo dall'inizio alla fine, ha forme predefinite per rappresentare ogni passaggio coinvolto nel processo, per utilizzare questo grafico dobbiamo utilizzare i modelli predefiniti di arte intelligente in Excel.

Esempi di diagramma di flusso in Excel

Puoi scaricare questo modello Excel del diagramma di flusso qui - Modello Excel del diagramma di flusso

Esempio n. 1: creare un diagramma di flusso utilizzando le forme (passo dopo passo)

Per prima cosa costruiamo un diagramma di flusso di uno dei popolari diagrammi di flusso, ovvero il diagramma della gerarchia organizzativa. Di seguito è riportato il flusso di comunicazione nell'organizzazione.

Presidente> Capi dipartimento> Senior Manager> Manager> Team Leaders> Team Members.

Questo è il tipico diagramma di flusso dell'organizzazione che di solito vediamo. In questo articolo impareremo a creare un diagramma di flusso in Excel utilizzando le forme.

  • Passaggio 1: rimuovere la griglia dal foglio di lavoro.
  • Passaggio 2: vai a Inserisci> Forme> Diagramma di flusso> Forma rettangolare.

  • Passaggio 3: disegniamo prima questo.

Nota: per adattare le estremità delle colonne e delle righe, tenere premuto il tasto ALT e regolare.

  • Passaggio 4: fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare MODIFICA testo.

  • Passaggio 5:  digita la parola, presidente.

  • Passaggio 6: questa forma non ha un bell'aspetto. In Formato cambia il formato della forma come mostrato nell'immagine sottostante.

  • Passaggio 7: ora la prima posizione nell'organizzazione è terminata. Sotto di lui arriveranno 4 capi dipartimento. Per questo disegna una freccia in linea retta.

  • Passaggio 8: ora dobbiamo disegnare una linea orizzontale per tutti i capi dipartimento.

  • Passaggio 9: inserire altre 4 linee di freccia.

  • Passaggio 10: inserire altre 4 caselle rettangolari sotto ciascuna freccia.

Nota: ho aggiunto 4 reparti. Puoi modificare secondo le tue esigenze.

  • Passaggio 11: una volta che il dipartimento dirige le caselle disegnate. Disegna altre 4 frecce e altre 4 caselle rettangolari per Senior Manager.

  • Passaggio 12: sotto Senior Manager, apparirà il Team Leader. Disegna altre 4 frecce e altre 4 caselle rettangolari per i Team Leader.

  • Step 13: Sotto ogni team leader arriveranno 4 dirigenti. Per questo prima traccia una linea verticale diritta sotto ogni leader della squadra come mostrato nell'immagine sotto.

  • Passaggio 14: per ogni linea retta verticale disegnare 4 frecce orizzontali. Disegna in totale 16 frecce orizzontali.

  • Passaggio 15: inserire 16 caselle di testo davanti alle frecce orizzontali appena disegnate. Per il primo tipo di box Executive 1, per il secondo tipo di box Executive 2, per il terzo box tipo Executive 3 e per il quarto tipo di box Executive 4.

Quindi ora il nostro diagramma di flusso per un'organizzazione è terminato. Un flusso di comunicazione è chiaro con questo grafico. Ogni posizione nell'organizzazione sa a chi rivolgersi per comunicare i propri messaggi.

Esempio n. 2: creare un diagramma di flusso aziendale utilizzando le arti intelligenti (passo dopo passo)

Abbiamo visto i passaggi per creare un tipico diagramma di flusso Excel utilizzando le forme. L'uso di Smart Arts renderà il diagramma di flusso bellissimo. Sotto il diagramma di flusso Smart Arts è già predefinito se abbiamo bisogno di qualcosa in più di cui abbiamo bisogno per prendere accordi.

In questo esempio, spiegherò il processo coinvolto nella costituzione di una nuova società.

  • Passaggio 1: vai su INSERT> Smart Art.

  • Passaggio 2: in Smart Art selezionare Processo. Scorri verso il basso e seleziona il processo di piegatura ripetuta.

  • Passaggio 3: ora abbiamo un diagramma di flusso predefinito.

  • Passaggio 4: il vantaggio qui è che abbiamo forme pre-disegnate. Per la prima casella digitare Tipo di entità aziendale: Privato limitato

  • Passaggio 5: il  passaggio successivo è il processo di registrazione.

  • Passaggio 6: quindi ottenere il numero di identificazione della società (CIN).

  • Passaggio 7: il quarto passaggio consiste nel creare un sito Web per la tua azienda.

  • Passaggio 8: assumere dipendenti di diversi reparti.

  • Passaggio 9: ora abbiamo altri 2 passaggi per entrare ma non abbiamo più forme. Quindi seleziona una forma qualsiasi e incolla.

  • Passaggio 10: ora abbiamo inserito altre due caselle. Digita il software di acquisto e le regole per i dipendenti nelle nuove caselle.

Esempio n. 3 - Progettare un diagramma di flusso utilizzando Excel Smart Arts (passo dopo passo)

Ora abbiamo tutto il processo in un diagramma di flusso. Progettiamo ora l'arte intelligente.

  • Passaggio 1: selezionare il diagramma di flusso Smart Art.
  • Passaggio 2: non appena si selezionano altre due schede verranno visualizzate nella barra multifunzione. Seleziona Design.

  • Passaggio 3: in progettazione selezionare Cambia colori.

  • Passaggio 4: qui cambia il colore della smart art secondo i tuoi desideri.

  • Passaggio 5: modificare lo stile del diagramma di flusso nella scheda Progettazione.

Esempio n. 4

Dobbiamo seguire alcuni passaggi per creare il diagramma di flusso in Excel. Seguendo questi passaggi, il processo di creazione del diagramma di flusso di Excel sarà semplice.

  • Crea una griglia

Abbiamo bisogno di regolare la dimensione delle linee della griglia in Excel per rendere le forme di dimensioni uniformi. In questo modo, il foglio di lavoro di Excel sembrerebbe una carta millimetrata, quindi diventa facile disegnare le forme.

  • Seleziona tutte le celle facendo clic sull'icona del triangolo all'inizio dei numeri di colonna / riga. Tieni il cursore su una qualsiasi delle intestazioni di colonna e fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona l'opzione "Larghezza colonna" in Excel.

  • Quando viene visualizzata la schermata Larghezza colonna, regola il numero su 2,14 (2,14 è uguale a 20 pixel supponendo che il carattere predefinito sia Calibri e la dimensione del carattere sia 11 in Excel) e fai clic su OK.

  • Aggancia alla griglia

Questa è l'opzione disponibile in Excel per agganciare la forma alla dimensione della griglia, ovvero, ogni volta che la forma viene inserita nel foglio, la dimensione della forma verrà adattata a quella dell'altezza e della larghezza della griglia abilitando questa opzione.

  • Sotto la scheda del layout di pagina nella barra multifunzione, nella sezione "Disponi", fare clic sul menu a discesa sotto l'opzione "Allinea" quindi, nell'opzione a discesa, selezionare l'opzione "Aggancia alla griglia" .

  • Layout di pagina

Il layout di pagina del foglio deve essere regolato impostando l'interruzione di pagina, i margini, gli orientamenti nel caso in cui si desideri estrarre la stampa dal diagramma di flusso o si desideri copiarla in altre applicazioni come Word perché sarebbe difficile impostare il layout una volta creato il diagramma di flusso di Excel.

È possibile impostare l'orientamento della pagina su Verticale o Orizzontale in base al flusso del diagramma. Es: se il flusso del processo è orizzontale, è necessario impostare la pagina per la modalità Orizzontale.

Ora inizia con la creazione del diagramma di flusso di Excel utilizzando le forme. Come ho già detto, normalmente le forme iniziale e finale saranno di forma ovale. Per disegnare le forme,

  • Seleziona il menu a discesa Forme nella scheda Inserisci, nella sezione Illustrazioni. Il menu a discesa offre le opzioni di tutte le forme disponibili, quindi seleziona la forma necessaria per il diagramma di flusso di Excel e inserisci la forma nel foglio di lavoro.

Qui per cominciare, inseriamo la forma ovale. Seleziona la forma e mantieni il cursore e trascinalo con il mouse fino alla dimensione che desideri vedere.

Nella figura sopra, puoi vedere la dimensione della forma è regolata e impostata all'interno delle linee della griglia poiché abbiamo abilitato l'opzione Aggancia alla griglia. Questo verrà regolato mentre inizi a disegnare la forma. Quando la forma viene espansa o contratta, si adatterà alla successiva linea della griglia più vicina.

  • Per aggiungere testo alla forma, fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare l'opzione "Modifica testo" nell'elenco.

  • Inserisci il testo nella forma. È possibile allineare il testo utilizzando le opzioni di allineamento del testo.

Ora dobbiamo inserire la forma successiva per procedere con il passaggio successivo. Inserisci la forma successiva proprio sotto "START". La forma del rettangolo può essere utilizzata per mostrare il passaggio in cui è presente una sola opzione con cui procedere ulteriormente e la forma del diamante verrà utilizzata quando abbiamo due o più opzioni per procedere ulteriormente.

Il passaggio successivo consiste nel collegare le forme. Per collegare le forme, seleziona le linee di connessione dall'opzione Forme e disegna tra le forme.

Una volta selezionato il connettore, mantieni il cursore sulla forma e puoi vedere i punti di collegamento nella forma.

Inizia a disegnare la linea trascinando il mouse da uno qualsiasi dei punti di collegamento e uniscilo con il punto di connessione dell'altra forma. I punti di collegamento della forma successiva possono essere visti mentre si traccia la linea vicino alla forma.

Continua ad aggiungere le forme una dopo l'altra secondo i passaggi coinvolti nel processo.

Come accennato in precedenza, la forma a diamante verrà utilizzata quando sono coinvolte più opzioni. Nell'immagine sopra, puoi vedere il flusso del grafico che mostra le diverse opzioni associate all'icona a forma di diamante.

Ogni diagramma mostra solo il passaggio da seguire per completare il processo. Ma per una chiara comprensione del processo, puoi aggiungere ulteriori informazioni utilizzando la casella di testo.

Per aggiungere una casella di testo,

  • Vai alla scheda Inserisci barra multifunzione in Excel e fai clic sulla casella di testo dalla sezione "Testo".

  • Inserire la casella di testo mantenendo il cursore nella posizione e trascinandolo con il mouse. Fare clic all'interno della casella per inserire il testo

  • Rimuovi il contorno selezionando Formato forma (fai clic con il pulsante destro del mouse sulla casella per l'opzione) e seleziona Nessuna linea dalle proprietà del formato.

Ancora una volta, usa una forma ovale per mostrare la fine del processo.

  • Per migliorare l'aspetto del grafico, rimuovere le linee della griglia deselezionando la casella Linee della griglia nella scheda Visualizza

Ora, questo è l'aspetto del diagramma di flusso dopo aver completato tutti i passaggi.

Puoi formattare la forma di ogni passaggio

  • Seleziona la forma che desideri formattare e vai alla scheda Formato nella barra multifunzione, fai clic sull'opzione a discesa nella sezione "Stili forma" e seleziona il formato.

Esempio n. 5 - Utilizzo di Smart Art Graphic

Il diagramma di flusso può essere creato utilizzando la grafica Smart Art già disponibile in Excel

  • Seleziona la grafica Smart Art nella sezione Illustrazione nella scheda Inserisci.

  • Seleziona il diagramma secondo le tue esigenze e fai clic su OK.

  • Dopo aver selezionato il diagramma, inserisci il testo nella casella Testo.

Il tuo diagramma di flusso ha l'aspetto seguente:

È possibile aggiungere la forma al diagramma esistente, spostare su / giù la forma nella "scheda Progettazione" selezionando il diagramma.

Inoltre, puoi aggiungere forme a quella esistente.

Puoi scaricare questo modello Excel di esempi di diagramma di flusso qui - Modello Excel di esempi di diagramma di flusso

Cose da ricordare

  • Usa forme diverse per dare effetti visivi per la creazione di un diagramma di flusso in Excel.
  • Dai colori diversi a ciascuna scheda mentre crei un diagramma di flusso Excel solo per renderlo più attraente.
  • Usa arti intelligenti per disegnare facilmente le forme.
  • Nel caso di diagrammi di flusso più complessi, utilizzare le forme non utilizzare le arti intelligenti.