Sistema informativo contabile (definizione, esempi)

Cos'è il sistema informativo contabile?

Con Sistema Informativo Contabile si intende il metodo informatico utilizzato dalle società al fine di raccogliere, archiviare ed elaborare i dati contabili e finanziari che viene utilizzato dagli utenti interni dell'azienda al fine di fornire report sulle varie informazioni agli stakeholder di la società come creditori, investitori, autorità fiscali, ecc.

In parole semplici, è un sistema per raccogliere e archiviare tutte le informazioni relative a transazioni ed eventi finanziari in modo tale che possano essere recuperate per il processo decisionale dalla direzione interna, dai conti, dai CFO, dai revisori, ecc. AIS può essere molto semplice libro mastro a vari rapporti contabili, costi, finanziari come dichiarazione di profitti e perdite, stato patrimoniale, ecc.

Componenti del sistema informativo contabile (AIS)

# 1 - Persona (stakeholder)

L'inizio e la fine di ogni aspetto contabile. C'è uno stakeholder che immette informazioni nel sistema, raccoglie, analizza, riporta, ecc. E c'è un'altra persona (stakeholder) che ha bisogno di informazioni. Ad esempio, un contabile registra vari dati finanziari e li presenta per l'utilizzo di più parti interessate come proprietario, azionisti, creditori, governo, ecc.

# 2 - Dati

Ora, cosa registrano, rapporti AIS? Si tratta di varie transazioni contabili, eventi e altri elementi monetari. AIS non registrerà alcuna informazione che non abbia una base monetaria. I dati possono essere qualsiasi cosa come libro mastro delle vendite, conto cliente, registri dei fornitori, rapporti finanziari come conto economico e bilancio, rendiconto finanziario, ecc.

# 3 - Procedure stabilite

Per eseguire varie funzioni, come indicato nella definizione, AIS segue passaggi e procedure predefiniti. Per garantire la coerenza, questa è una delle esigenze fondamentali di un AIS. AIS può eseguire un'azione con intervento manuale o automaticamente. Questa azione deve essere istruita alla persona che elabora i dati o codificata nel sistema in caso di sistemi automatici.

# 4 - Software (ERP)

Un software o, in termini più ampi, ERP è un programma basato su computer che esegue le funzioni indicate. ERP può essere descritto come un sistema di pacchetti software di database che supporta processi e operazioni aziendali, inclusi produzione, marketing, risorse finanziarie, risorse umane, ecc. Costituisce uno dei componenti principali dell'AIS (Accounting Information System).

# 5 - Infrastruttura del sistema informativo

In termini semplici, l'infrastruttura IT può essere definita un consorzio di vari hardware, strumenti e accessori IT e IS. Esempio, computer, stampanti, scanner, ecc

# 6 - Controlli interni

I controlli interni sono la necessità fondamentale di ogni organizzazione aziendale. Si tratta di strumenti, controlli, procedure, sistemi adottati da un'organizzazione per garantire l'integrità delle informazioni finanziarie, la prevenzione di frodi, errori, salvaguardia dei beni, ecc.

Case Study basato su esempi di AIS

Caso - Martin Inc., proprietaria della nota catena di supermercati di Londra, ha utilizzato il metodo convenzionale di registrazione delle transazioni su carta, ora con l'obiettivo di espandere il business vuole conoscere i dettagli di clienti, fornitori, profitti guadagnati in passato, futuri stimati capacità di guadagno, dettagli del capitale circolante impegnato nella sua attività, ma non è in grado di prevedere lo stesso a causa di pratiche contabili manuali.
Problema - Il proprietario non è in grado di comprendere la sua sede di attività, ovvero tutti i requisiti sopra indicati.
Soluzione: se fosse stato utilizzato l'AIS, Martin Inc. avrebbe facilmente estratto i dettagli di clienti, fornitori, profitti guadagnati in passato, capitale circolante impegnato in attività, ecc. tendenze dei profitti, flussi di cassa e altre posizioni.

Vantaggi del sistema informativo contabile

# 1 - Costo-efficacia - Nell'era della digitalizzazione e dell'intelligenza artificiale, ogni organizzazione si sta muovendo verso il taglio dei costi con l'uso dell'intelligenza artificiale. AIS ha contribuito a ridurre gli sforzi manuali e può eseguire la stessa operazione in modo più economico.
# 2 - Efficacia nel tempo - AIS ha aiutato le organizzazioni aziendali a ridurre la quantità di tempo necessaria per registrare, classificare e riportare qualsiasi informazione finanziaria. Una grande quantità di lavoro manuale può essere completata da AIS con molti meno sforzi e tempo.
# 3 - Facile accesso (portabilità) - I dati memorizzati in AIS possono essere recuperati tramite un sistema informativo connesso a Internet ovunque e in qualsiasi momento. Dove i libri contabili preparati manualmente non possono essere trasportati facilmente, i dati AIS possono esserlo.
# 4 - Precisione - Con il coinvolgimento di AIS, l'affidabilità dei dati aumenta. Come abbiamo discusso in precedenza in questo articolo, un AIS segue un set predefinito di istruzioni. Pertanto le possibilità di informazioni soggette a errore sono inferiori e quindi AIS ha un ulteriore vantaggio di dati accurati.

Svantaggi

# 1 - Costo iniziale di rata e formazione - Anche se abbiamo discusso del fatto che un AIS è conveniente, lo stesso potrebbe non essere accurato nel caso di piccole imprese. Il costo della configurazione iniziale potrebbe essere elevato e potrebbe non generare valore per l'organizzazione.
# 2 - Intervento manuale - Anche se abbiamo discusso del fatto che l'AIS riduce l'intervento manuale, lo stesso non può essere eliminato. AIS necessita di un intervento manuale in un determinato momento, il che può portare inefficienza nel sistema.
# 3 - L'errore non può essere completamente eliminato - Abbiamo discusso, AIS riduce le possibilità di errore, ma ci sono possibilità di codifica errata nel software, che può portare a risultati soggetti a errori. Inoltre, qui è ancora presente l'intervento manuale, che può anche generare un errore.
# 4 - Riservatezza - Sebbene abbiamo discusso della portabilità dei dati AIS, lo stesso può anche essere disastroso per un'organizzazione se tali informazioni vengono violate, ovvero rubate. Un intruso può modificare le informazioni o divulgare informazioni finanziarie sensibili.
# 5 - Attacco di virus: tutti i dati archiviati su IS possono essere infettati da un virus che può causare interruzioni o modifiche alle informazioni finanziarie archiviate su AIS.

Limitazioni

Costo: abbiamo già discusso il costo dell'AIS come uno svantaggio.
Formazione: è necessario addestrare gli utenti a nutrire, recuperare o utilizzare AIS nel modo desiderato. Se la persona interessata non viene adeguatamente addestrata, può portare a una preparazione e presentazione dei dati imprecise. Inoltre, ci sono frequenti trasferimenti, promozioni, dimissioni, pensionamento in una grande organizzazione. In tutti questi casi, c'è una regolare necessità di formazione per le sostituzioni.
Obsoletion : nell'era della digitalizzazione, la tecnologia sta cambiando a un ritmo rapido. Occorrono pochissimi istanti prima che la tecnologia diventi obsoleta. Ciò genera la necessità per un'organizzazione di adottare le modifiche al più presto. In caso contrario, potrebbe portare a dati soggetti a errori.

Modifica del sistema informativo contabile (AIS)

Nell'era della tecnologia in rapida evoluzione e dell'adattamento dei progressi tecnologici, si stanno verificando cambiamenti significativi in AIS. Le ultime modifiche includono il cloud computing, la contabilità cloud, la contabilità in tempo reale o la contabilità mobile.

Ciò ha reso la contabilità molto più semplice e conveniente rispetto ai vecchi metodi di contabilità. Il progresso ha raggiunto un livello che non solo registra, classifica, analizza e riporta i dati, ma prevede anche le tendenze future, il che può aiutare ad affrontare una situazione reale con molta preparazione.

Conclusione

Accounting Information System (AIS) può essere descritto come un vantaggio per qualsiasi organizzazione poiché abbiamo studiato vantaggi e svantaggi, limitazioni dell'AIS. Tuttavia, nel complesso è molto vantaggioso per un'organizzazione migrare dalla contabilità manuale alla contabilità basata su AIS. Per superare vari svantaggi, limitazioni di AIS, esiste un software che protegge l'AIS dell'organizzazione da virus, hacker e altri attacchi.

L'intelligenza artificiale, una versione estesa del sistema informativo contabile (AIS), ha già iniziato a ridurre gli interventi manuali e presto crescerà a ritmo vertiginoso.