Petty Cash Book

Petty Cash Book Significato

Petty Cash Book è il libro contabile che viene utilizzato allo scopo di registrare la piccola spesa di cassa, ovvero la spesa che è del piccolo importo che l'azienda effettua nelle sue operazioni quotidiane.

Il libro di piccola cassa può essere espresso come un riepilogo formale delle spese di piccola cassa, che si riferisce alle normali spese quotidiane dell'attività, che non è correlata alla linea diretta dell'attività. È un libro contabile utilizzato per piccole spese di registrazione e di scarso valore.

Come funziona il Petty Cash Book?

  • La base della contabilità risiede nei tre principali termini e conti contabili, che comprendono il giornale, il libro mastro e il libro cassa. Ogni transazione registrata nei libri contabili passa attraverso questi tre conti principali per essere acquisita.
  • Il giornale è parte integrante della contabilità, che è il punto di partenza della contabilità, e registra tutte le transazioni commerciali. Al contrario, il libretto di cassa piccola registra la transazione relativa al conto di cassa. Dall'avvio del giornale, viene preparato il conto contabile, con l'aiuto del quale vengono preparati i libri contabili finali della società.
  • Tuttavia, nel corso dell'ordinario svolgimento dell'attività, vi sono diverse transazioni, di importo minimo e nominale e non registrate nel conto del libro cassa. Per transazioni di tale natura viene utilizzato il Petty Cash Book.

Formato del libretto di cassa piccola

Di seguito è riportato il formato di esempio del Petty Cash Book.

La persona responsabile della registrazione delle ricevute e dei pagamenti è nota come piccola cassiera. In azienda, il libro di piccola cassa viene solitamente mantenuto dal dipartimento amministrativo della società poiché i reparti contabili sono generalmente occupati dalle transazioni commerciali più significative e anche il dipartimento amministrativo è responsabile solo di questo tipo di spese.

Petty Cash Book Systems

Il denaro è dato al cassiere piccolo sulla base del seguente sistema di cassa piccola: -

# 1 - Sistema di cassa piccola ordinaria

Con questo sistema, un importo forfettario di denaro viene assegnato al piccolo cassiere. Il cassiere è responsabile di tenere un registro di tutte le spese per la revisione del cassiere principale e di presentarlo prima di richiedere nuovi fondi per eseguire nuovamente la spesa quotidiana

# 2 - Sistema di prelievo di contanti piccoli

Con il sistema Imprest Petty Cash, l'importo della piccola cassa è fissato per un determinato periodo in cui di solito è inferiore a un mese o una settimana. In questo periodo, il cassiere deve gestire il conto di piccola cassa entro il budget stabilito. Alla fine del periodo, il cassiere presenta il rapporto e l'importo da lui speso viene rimborsato in modo che l'importo diventi uguale al saldo iniziale all'inizio del mese precedente. Nel caso in cui la spesa superi l'importo fornito, una richiesta speciale indicante il fabbisogno deve essere sollevata al capo cassiere per reintegrare i fondi per un dato periodo. Imprest Petty Cash System è stato ampiamente adottato dalle società per gestire i loro conti di piccola cassa.

Vantaggi

  • Con questo metodo Petty Cash System, il fabbisogno effettivo di denaro viene realizzato in modo efficace. Ad esempio, se in un mese vengono spesi solo $ 1.000 in tali spese, l'importo iniziale versato alla parte responsabile può essere immediatamente aumentato o diminuito dopo aver analizzato il periodo e la natura del verificarsi delle spese
  • Imprest Petty Cash System riduce inoltre al minimo la probabilità di qualsiasi errore che può verificarsi durante la contabilità poiché il capo cassiere lo verifica periodicamente
  • È stato provato e testato ed è un metodo efficiente che richiede anche meno tempo ed è efficiente
  • Questo metodo può anche portare risparmi sui costi all'azienda in quanto l'importo sostenuto per le piccole spese di cassa viene analizzato attentamente e viene controllato periodicamente per rendersi conto di quanto denaro è necessario e dove l'azienda può ridurre le spese per le piccole voci
  • Imprest Petty Cash System consente inoltre ai membri del personale di gestire efficacemente i contanti per dimostrare il loro valore ai loro anziani che possono anche essere visti come futuri gestori di cassa dell'azienda

Svantaggi

  • L'uso di questo sistema a volte è molto lungo può diventare dispendioso in termini di tempo e spesso richiede alcune risorse per lavorare dietro di esso che possono anche essere distribuite in altre attività efficienti e utili
  • Il sistema deve essere riesaminato periodicamente e ogni importo registrato deve essere mappato rispetto a ciascuna spesa che può diventare un processo lungo se il quantum delle voci è di importo considerevole nel business

Conclusione

Il libro cassa è un sistema manuale di registrazione delle spese ed è spesso soggetto a errori ea volte diventa un compito ingombrante per tenere i libri e registrare ogni transazione, soprattutto in una grande azienda. Tuttavia, per ovviare a questo in questi giorni, molte aziende stanno demolendo il vecchio sistema di contabilità. Si stanno muovendo verso un moderno sistema di contabilità, che sono carte di credito aziendali o l'utilizzo di software di conteggio, che è un sistema efficiente di registrazione di importi sia nominali che considerevoli di transazioni commerciali.

Nel corso del tempo il libro di registrazione della cassa piccola ha perso la sua importanza, ma può ancora essere utilizzato come strumento utile per registrare in aziende in cui la tecnologia moderna non ha avuto luogo.