Che cosa sono i giornali di acquisto?
I giornali di registrazione acquisti sono giornali speciali utilizzati da un'organizzazione per tenere traccia di tutti gli acquisti di crediti. È anche noto come Acquista libro o Acquista libro giornaliero. Mentre le transazioni in accredito vengono registrate nel Libro acquisti, gli acquisti in contanti vengono inseriti in un giornale di registrazione generale. Vale la pena ricordare che solo l'acquisto a credito di beni è registrato in tali giornali e qualsiasi spesa in conto capitale è esclusa.
La maggior parte delle organizzazioni ha un reparto acquisti separato che si occupa del processo completo di acquisto che sono l'identificazione della merce richiesta, la classificazione, la richiesta di preventivo, l'inoltro dell'ordine e la conferma della ricezione della merce corrispondente alla descrizione desiderata.
Componenti della registrazione prima nota acquisti
# 1 - Due feste
In ogni acquisto ci sono due parti, un acquirente e un venditore. Entrambe le parti concordano un prezzo che viene pagato dall'acquirente in considerazione di beni o servizi. Questo prezzo di acquisto è l'importo della transazione per tutti i giornali di registrazione acquisti. La persona o l'ente da cui viene effettuato l'acquisto si chiama Fornitore e all'atto dell'acquisto a credito, il Fornitore apparirà come Creditore in bilancio fino al momento del pagamento.
# 2 - Acquisto di crediti
Un'organizzazione acquisisce vari beni e servizi da più fornitori. Quando un bene viene acquistato a credito, viene registrata la seguente registrazione a giornale - Supponiamo che X Ltd. abbia acquistato beni per un valore di $ 500 da Y Ltd. -
Quando viene effettuato il pagamento:
# 3 - Fattura
La fattura è un documento rilasciato dal venditore all'acquirente. È un documento dettagliato. Contiene la data della fattura, il nome e l'indirizzo del Fornitore, il nome dell'organizzazione a cui è fatturata, l'indirizzo e il nome dell'organizzazione presso la quale la merce spedisce, la quantità e la descrizione delle merci, il metodo di pagamento richiesto dal fornitore, la valuta della fattura, tasse, ecc. La fattura è un documento importante, che rappresenta un problema insieme alla merce, e quando raggiunge l'acquirente, l'acquirente abbinerà la merce arrivata con l'ordine di acquisto effettuato.
# 4 - Reparto acquisti
La maggior parte delle organizzazioni ha un reparto acquisti separato che è responsabile dell'approvvigionamento di beni. Quindi, quando una persona o un dipartimento ha bisogno di una merce, deve inviare una richiesta all'ufficio acquisti, se la merce è già disponibile in magazzino o in magazzino, l'ufficio acquisti emetterà la merce. Se le merci non sono disponibili, il team acquisti identificherà il fornitore specializzato in beni necessari e effettuerà l'ordine. Una volta che l'ordine è arrivato, controlleranno che corrisponda alla descrizione richiesta e che la quantità corrisponda a quanto richiesto. Una volta che l'ufficio acquisti conferma che le merci sono state ricevute, la fattura viene accreditata per il pagamento.
# 5 - Nota di credito
Nei casi in cui la merce fornita non corrisponde alla descrizione, presenta problemi di qualità o danni e l'Acquirente deve restituirla al Fornitore. Quindi il Fornitore emetterà un documento chiamato Nota di credito, che verrà rettificato in base ai pagamenti delle merci in futuro. Diciamo che X Ltd. ha restituito un valore di $ 1.000 e Y Ltd. ha emesso una nota di credito per quel valore. La prossima volta che X Ltd. acquisterà $ 5.000, dovrà pagare solo $ 4.000 in quanto $ 1.000 verranno adeguati rispetto alla nota di credito.
# 6 - Acquista il libro
Il registro acquisti registra tutti gli acquisti di credito in un'unica posizione e vengono menzionati i dettagli di fornitori, numero di fattura, valuta, quantità e altri dettagli. I saldi di questi fornitori dal libro acquisti vengono trasferiti a singoli libri contabili e un totale di teste di spesa viene addebitato a un conto spese. Questo è uno dei libri di base nel processo di contabilità, essenziale per la preparazione dei saldi contabili, del bilancio di verifica e dei conti finali. Di seguito è riportato un esempio di libro acquisti XYZ Ltd per agosto 2019. In questo caso, i saldi di $ 500, $ 1.000 e $ 2.000 verranno registrati nei singoli registri di Nike, Adidas e PUMA Ltd. Inoltre, il conto di acquisto verrà addebitato di $ 3.500.
Vantaggi dei giornali di acquisto
- I dettagli di tutti i fornitori si trovano in un unico posto che aiuta a riconciliare i saldi contabili e il bilancio di verifica
- Facile da mantenere e tenere traccia dei dati per l'analisi del fornitore
- L'acquisto del credito totale e il tipo di acquisto si trovano in un'unica posizione
- Un documento essenziale per il buon funzionamento dell'ufficio acquisti
- Durante gli audit di fine anno, la ricerca dei numeri di fattura relativi a qualsiasi fornitore diventa accessibile dai giornali di registrazione acquisti
- Uno dei libri famosi e ampiamente mantenuti
Svantaggi dei giornali di acquisto
- È necessario un contabile separato che costa tempo e denaro
- Se nel registro acquisti viene selezionato il conto fornitore sbagliato, si verifica un errore nella preparazione del bilancio di verifica e dei conti finali
Conclusione
I giornali di registrazione degli acquisti sono una parte vitale ed essenziale del processo contabile di qualsiasi organizzazione. Se implementato con cura, un sistema audio aiuterà negli acquisti just in time, il che porterà a un risparmio di tempo e denaro. Inoltre, l'analisi degli acquisti estratta da questi giornali aiuta nella negoziazione di nuovi contratti. I giornali di registrazione acquisti aiutano anche nella gestione dei creditori, nel tracciamento dello stato delle merci restituite, nelle note di credito e nei saldi contabili aggiornati dei fornitori, tutti elementi necessari per il successo e l'aggiornamento di un'azienda. Aiuta anche nella facilitazione dell'audit fornendo i dati necessari agli auditor.
