Definizione libro mastro contabilità fornitori
Contabilità fornitori, noto anche come libro mastro del creditore, è il libro mastro sussidiario che elenca i dettagli dei diversi fornitori o fornitori della società insieme ai loro saldi contabili evidenziando l'importo dovuto da pagare dalla società.
Tiene traccia delle informazioni di pagamento specifiche per ogni fattura, tra cui:
- Data fattura
- Numero di fattura
- Nome del fornitore / venditore
- Quantità ordine
- Importo da pagare
Il saldo del conto di contabilità generale per i conti fornitori viene confrontato con il saldo finale di contabilità fornitori per garantire che entrambi i conti corrispondano. Tale confronto viene effettuato nell'ambito del processo di chiusura di fine periodo (trimestrale / annuale).
Esempio di libro mastro contabilità fornitori
Analizziamo l'esempio seguente per una maggiore comprensione:
Le transazioni di acquisto per Titan Sports Gear Company sono:
- 12 marzo: acquisto di $ 20.000 di inventario di merce, con termini di 2/15 n 45, destinazione FOB da Mighty Sun Suppliers
- 18 marzo: merce restituita del valore di $ 3.000, che è stata danneggiata durante le spedizioni del 12 marzo.
- 27 marzo: pagato per la merce dell'acquisto del 18 marzo dai fornitori di Mighty Sun meno il reso e lo sconto.
Le transazioni contabili sono state registrate con il metodo dell'inventario perpetuo nelle seguenti registrazioni dei giornali di contabilità fornitori:
Diario degli acquisti
Inventario merce A / C Dr …………………………………………… $ 20.000
Conto fornitori A / C …………………………………………………………… $ 20.000
Giornale di pagamento in contanti
Giornale generale
Questi giornali sarebbero ulteriormente registrati nella contabilità fornitori come di seguito:
Account venditore: fornitori di Mighty Sun
Il libro mastro fornitore / filiale verrebbe aggiornato di conseguenza per i fornitori di Might Sun come:
Come possiamo vedere dalle tabelle precedenti, il saldo del fornitore per i fornitori di Mighty Sun è $ 0 (NIL) e anche il saldo della contabilità fornitori è $ 0 (NIL). Poiché entrambi corrispondono esattamente, non è essenziale preparare un'intera pianificazione dei conti da pagare. Se un importo del saldo è in sospeso, sarà necessario creare un piano separato dei conti da pagare.
Anche il trattamento della contabilità clienti sarebbe simile.
Tuttavia, è necessario mantenere una certa cautela e coerenza. Questo esempio è solo per un fornitore e un mese. Potrebbero esserci più voci e più fornitori per un'azienda. Pertanto, dovrebbe esserci un meccanismo adeguato senza spazio per errori poiché la riconciliazione può essere un compito difficile.
Problemi di corrispondenza
Di seguito sono riportati i modi in cui il controllo di contabilità generale può non essere sincronizzato con la contabilità fornitori:
- È stata inserita una voce manuale in uno dei libri e nessun altro record è stato mantenuto. Ciò renderà difficile la riconciliazione.
- La registrazione in contabilità generale (GL) dal modulo contabilità fornitori potrebbe essere stata disattivata in un determinato momento. Questo è specialmente in caso di registrazione computerizzata delle voci.
- Un'attività di pubblicazione potrebbe essere stata interrotta a causa di un errore umano o di un'interruzione di corrente durante il lavoro. Un log delle transazioni dovrebbe essere preso in considerazione per le voci sbilanciate. Nel caso in cui manchi un batch completo, lo storico della fattura deve essere confrontato con il libro mastro.
- È possibile che tutte le registrazioni avvengano correttamente al momento dell'inserimento, ma nel frattempo il file è stato danneggiato. Come metodo di prevenzione, le copie del file devono essere archiviate in formato fisico o elettronico.
Vantaggi di contabilità fornitori
- Questo libro mastro può offrire una rapida istantanea dei saldi correnti dei fornitori.
- È utile come modello per il controllo interno e per finalità di audit.
- Dirigenti e contabili possono confrontare il saldo della filiale con il saldo della contabilità generale per la prevenzione degli errori.
- Aiuta ulteriormente nella separazione dei compiti tra i dipendenti. Ci sarebbe un dipendente separato che registra la transazione e un altro che controlla potenziali errori. Garantirà efficienza e un forte controllo interno.
- Queste informazioni possono essere utilizzate per creare un rapporto sull'età che mostrerà ulteriormente il nome del fornitore con i singoli avvisi di ritardo. Evidenzia inoltre l'importo dovuto per ogni fattura non pagata. Verrebbero evidenziate anche le variazioni di flusso di cassa provocate.
- Inoltre, se c'è un aumento del numero di fatture in ritardo, potrebbe evidenziare problemi con gli incassi dei crediti. Sottolinea che i clienti impiegano più tempo del solito per pagare, il che potrebbe richiedere un'attenzione immediata.
Conclusione
L'esistenza del libro mastro contabilità fornitori non è obbligatoria ma preferibile per mantenere i libri contabili puliti e organizzati. Tali registri aiutano a tenere traccia dei pagamenti attivi e pagabili per più anni. È uno strumento critico anche durante il processo di audit e può essere collegato con successo in caso di analisi di singole voci.
Dottori commercialisti o persone con una laurea in commercio possono svolgere tali compiti, il che rende più facile per i piccoli uffici e fornitori mantenere tali conti.
