Cos'è la contabilità fornitori (AP)?
La contabilità fornitori è l'importo dovuto dalla società al proprio fornitore o venditori per l'acquisto di beni o servizi e di solito è indicato come passività corrente in bilancio poiché tali obblighi devono essere estinti dalla società entro un periodo di tempo limitato. È importante sapere che i conti da pagare esistono solo nel caso della contabilità per competenza e non esistono nel sistema di contabilità di cassa.
In termini semplici, la contabilità fornitori è denaro che deve essere pagato ai fornitori di materie prime, servizi all'azienda. Notiamo dall'alto, Wal-Mart AP è aumentato negli ultimi 10 anni, con conseguente aumento dei giorni pagabili in sospeso da circa 36 giorni nel 2010 a 40 giorni nel 2016.
Spiegazione
Diciamo che l'azienda A produce scarpe per uomo e donna. E la società B fornisce pelli alla società A. Ora, la società A ha prelevato $ 40.000 dalla società B per un credito che deve essere pagato entro un mese. In questo caso, per la società A, la società B è il creditore e il numero di conti da pagare è $ 40.000.
Se guardiamo a questa situazione da una prospettiva diversa, lo vedremo per la società B; La società A è il debitore e l'importo, $ 40.000, è debitore.
Dalla presentazione di Walmart 2016, notiamo che AP era di $ 38,487 milioni nel 2016 e 38,410 milioni nel 2015.
fonte: Walmart 2016 10K Filings
Poiché le attività vengono gestite su larga scala, non tutti gli acquisti o le vendite possono essere effettuati in contanti. Quindi gli uomini d'affari acquistano o vendono a credito per creare maggiore convenienza per i loro partner negli affari. Di conseguenza, è necessario comprendere il concetto di contabilità fornitori e contabilità clienti.
Secondo il metodo della contabilità per competenza, il destinatario di beni o servizi a credito deve denunciare immediatamente la responsabilità. Immediatamente significa alla data in cui i beni o servizi sono stati ricevuti.
Oltre ad avere una connotazione contabile, la contabilità fornitori è anche considerata come un processo che rivede tutte le voci di conto debiti e se sono correttamente inserite nel sistema o meno.
Nella procedura di contabilità fornitori, di solito, vengono esaminate le seguenti informazioni:
- Fatture dei fornitori dell'azienda
- Ordini di acquisto inviati dall'azienda
- Ricezione di report inviati dall'azienda
- Contratti e altri accordi
Interpretazione della contabilità fornitori
- Prima di tutto, come investitore, sei un outsider e non hai sempre la più pallida idea di dove si trovi l'azienda. Indipendentemente da un bilancio brillante, la posizione effettiva dell'azienda si nasconde, che gli investitori devono scoprire. Ed è per questo che i giorni da pagare in sospeso sono così importanti. Utilizzando la semplice formula, l'investitore può scoprire dopo quanti giorni i conti da pagare sono stati liquidati. E se c'è un ritardo, perché.
- In secondo luogo, a seconda del programma di pagamento, i fornitori decidono il merito dell'azienda. Se un'azienda paga l'importo da pagare entro il periodo stabilito di comune accordo (ad esempio, 15 giorni, 30 giorni o 45 giorni), i venditori li considerano come stimati clienti. In caso contrario, il venditore può modificare i termini e le condizioni dei contratti. Gli investitori, calcolando il DPO, possono capire perché alcuni accordi sono stati modificati.
- In terzo luogo, i giorni da pagare in sospeso aiutano l'azienda a trovare un equilibrio tra il pagamento troppo presto e il pagamento troppo tardi. Ritardare il pagamento di alcuni giorni sarà utile per un'azienda che deve effettuare il pagamento ai fornitori. Perché ritardare il pagamento consentirà all'azienda di detenere più contanti. Tuttavia, aspettare troppo a lungo per effettuare il pagamento può anche essere fondamentale per il rapporto tra l'azienda e i fornitori; perché i venditori potrebbero non ritardare troppo il pagamento.
Esempi di conti fornitori
Il signor A ha fonti di materie prime dal signor B per la produzione di giacche di pelle e la vendita ai clienti finali. Siamo riusciti a trovare solo le seguenti informazioni:
Acquisto totale - $ 39.000
Acquisto in contanti - $ 15.000
Il signor B ha detto che se il signor A ha pagato la fattura entro 30 giorni dalla transazione, avrà diritto a ottenere un altro sconto del 2% sull'acquisto totale.
Allora, qual è l'importo da pagare se il pagamento effettivo viene effettuato entro 30 giorni?
È un semplice esempio. Dobbiamo solo seguire un approccio graduale per scoprire quanto deve essere pagato.
L'acquisto totale è di $ 39.000.
Un acquisto in contanti viene effettuato in contanti, ovvero $ 15.000.
Ciò significa che l'acquisto di credito sarebbe = ($ 39.000 - $ 15.000) = $ 24.000.
Poiché si è detto che l'importo per l'acquisto del credito viene pagato entro 30 giorni dal tempo stabilito, si presume che venga ricevuto anche uno sconto del 2% sull'acquisto totale.
Quindi, il pagamento effettivo che deve essere effettuato è = ($ 24.000 - $ 39.000 * 2%) = $ 23.220.
Processo di contabilità fornitori
Il processo di contabilità fornitori è importante poiché include quasi tutto il pagamento oltre il libro paga. Questo processo viene solitamente gestito da un dipartimento separato nelle grandi organizzazioni. Ma nel caso delle piccole imprese, il processo di contabilità fornitori viene esternalizzato o gestito da un contabile.
Ci sono tre cose che sono importanti nel processo di conto fornitori:
- La quantità esatta di quantità che l'azienda ha ordinato (la precisione è la chiave);
- Ciò che l'azienda ha effettivamente ricevuto dai fornitori;
- Se c'è un problema nel calcolo o meno (per quel processo di conto fornitori esamina il costo unitario, i termini e le condizioni, i totali e qualsiasi altro calcolo);
Una cosa che garantisce il regolare svolgimento del processo di contabilità fornitori è il controllo interno .
Avere un controllo interno è vantaggioso per un'azienda per i seguenti motivi:
- Recupera qualsiasi tentativo fraudolento di estrarre dall'azienda più denaro di quanto dovuto.
- Aiuta l'azienda a calcolare l'importo giusto da pagare e non più o meno.
- Rileva la possibilità di essere fatturati due o più volte e aiuta a contenere eventuali spese aggiuntive.
- Verifica inoltre la possibilità di essere addebitati in più per i prodotti ordinati.
Ciò significa che avere la procedura di contabilità fornitori in atto ti aiuterà a ridurre i costi e il pagamento in eccesso; e ti aiuterà a mantenere abbastanza denaro gratuito nell'organizzazione.
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In ultima analisi
La contabilità fornitori è un concetto importante in un'organizzazione se l'organizzazione segue un metodo di contabilità per competenza. Nella contabilità di cassa, ci sono solo flussi di cassa in entrata e in uscita. Pertanto, non vi è alcuna esistenza di conti da pagare o crediti.
In qualità di investitore, pur comprendendo il pagamento, devi anche assicurarti di incrociare tutti questi importi con l'estratto conto del venditore (se riesci a metterci le mani sopra). Oltre alla contabilità fornitori, è necessario eseguire un'analisi completa del bilancio della società per ottenere un quadro completo.
