Certificato di autenticità completo (piano dei conti)
La forma completa di COA sta per piano dei conti. È un elenco di conti che una società genera per mantenere tutti i conti che sono stati utilizzati a fini di transazione nel proprio sistema contabile con lo scopo di organizzare, registrare e separare. Questo contiene vari account come entrate, spese, attività, passività, profitti, ecc. Può variare da un semplice elenco in un negozio al dettaglio composto da 10 a 15 account a una copertura molto complessa in una grande azienda che gestisce centinaia di migliaia di account .
Come funziona?
- Questo viene creato in linea con le esigenze aziendali. Da un lato, può contenere intersezioni complesse di righe e colonne e, dall'altro, può avere un insieme di conti molto semplice. In ogni caso, dovrebbe essere robusto, definitivo e propositivo.
- Un piano dei conti complesso può avere più caratteristiche come l'assegnazione di numeri contabili, priorità e informazioni dettagliate. Tuttavia, in generale, fanno uso della contabilità generale per la loro compilazione.
- Un esempio di piano dei conti contiene almeno tre sezioni: nome del conto, tipo di conto e descrizione.
- Questi sono numerati in base alla specificità delle unità aziendali, dei reparti e dei conti in quest'ordine. Nella tabella seguente, tenendo conto del numero di conto 103001, le prime due cifre possono indicare il dipartimento mentre le altre quattro indicano la categoria del conto. Osservare la specificità utilizzata come un certo numero di codice di sistema.
L'azienda XYZ utilizza il seguente campione di COA:
Esempio
Supponiamo che un'azienda acquisti un milione di dollari di terreno per la sua attività di produzione. Il reparto contabilità è obbligato a fare registrazioni prima nota di questa transazione al fine di tenere registri e mantenere le linee guida finanziarie per la società. La seguente sarà la voce nei libri contabili:
Alla data, gg / mm / aaaa, numero di conto 2003, conto di proprietà e attrezzature di impianti, addebitato con $ 1 milione mentre il numero di conto 1001 accreditato con $ 1 milione. Si noti che le informazioni relative ai due conti possono essere recuperate dal piano dei conti riportato di seguito.
Tipi
- Operativo: che tiene traccia di conti di natura operativa, ovvero conti di transazioni regolari.
- Azienda: che utilizza tutti gli account rilevanti per l'attività o la funzione aziendale.
- Specifico per Paese: sono quelli che operano sulla base di diversi principi contabili o standard legali dei Paesi.
Importanza
- Questo è importante quanto qualsiasi altro elemento in un'azienda. Ha lo scopo di mappare tutti gli account relativi all'attività. Inoltre, aiuta le aziende a prendere decisioni migliori e a seguire gli standard contabili e di rendicontazione.
- Supponiamo che un grande supermercato abbia centinaia di SKU in vendita e migliaia di prodotti sugli scaffali. La gestione efficiente del proprietario del supermercato dipende dalla sua conoscenza della domanda e del profilo di offerta dei suoi prodotti.
- Per questo, mantiene un file Excel che ha una separazione definitiva degli SKU e dei prodotti. Ogni volta che un prodotto viene venduto, viene creata una voce di Excel per riordinarlo. Allo stesso modo, un'azienda mantiene tutti i suoi conti di natura finanziaria con l'aiuto del piano dei conti per rendere efficiente la contabilità.
Differenza tra COA e Ledger
- Un libro mastro o libro mastro generale è il libro dei conti effettivo utilizzato per effettuare registrazioni contabili, mentre un piano dei conti è semplicemente un elenco di tutti i conti relativi all'attività di una società.
- Un registro viene creato riassumendo tutte le riviste disponibili ed è quindi seguito da ulteriori libri contabili come un bilancio di verifica. D'altra parte, è un record indipendente, sebbene utilizzato per ulteriore corrispondenza e registrazione.
- Inoltre, un piano dei conti può essere utilizzato da più società per il proprio record mentre Ledger è specifico per una società a causa della sua natura intrinseca di conservare i movimenti transazionali di un'azienda.
Benefici
- Un buon COA è sempre ben preparato nelle sue fasi iniziali e serve allo scopo con ulteriori improvvisazioni fino a soddisfare le esigenze aziendali.
- Riduce lo sforzo e il tempo per consolidare le informazioni sulle richieste di gestione in futuro.
- Può anche essere utilizzato nell'analisi comparativa delle unità aziendali e riduce in una certa misura le procedure relative alla riconciliazione.
Limitazioni
- Questi sono di natura semplice e non soddisfano requisiti complessi della direzione.
- Ha controlli e saldi limitati in quanto qualsiasi errore nella creazione del piano dei conti non sarà determinabile da collegamenti o controlli.
- Anche con lo scopo limitato che servono i COA, le aziende devono seguire le linee guida stabilite dagli US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) e FASB (Financial Accounting Standards Board).
- Potrebbe non essere molto utile per piccole organizzazioni o ditte individuali a causa dei costi e della manodopera sproporzionati coinvolti nella sua manutenzione.
Conclusione
- Questo è molto utile per un'azienda nella separazione sistematica di tutti i suoi conti. Aiuta non solo la gestione aziendale, ma tutte le parti interessate, in particolare i partner della catena di fornitura, gli analisti aziendali e gli investitori.
- Questo è modificabile in base ai requisiti aziendali e, tuttavia, richiede esperienza e sforzi per mantenere registrazioni coerenti in un piano contabile poiché qualsiasi discrepanza può fornire un'immagine sbagliata della salute aziendale. Nel mondo moderno della gestione aziendale ad alta tecnologia, questi sono gestiti da software e sistemi, le aziende devono ancora molta attenzione e cura nel gestire gli elementi più basilari come il piano dei conti.
