Controlli contabili

I controlli contabili sono le procedure ei metodi applicati da un'entità per l'assicurazione, la validità e l'accuratezza del bilancio, ma questi controlli contabili sono applicati per la conformità e come salvaguardia per l'azienda e non per rispettare le leggi, le regole e i regolamenti.

Che cosa sono i controlli contabili?

I controlli contabili sono le misure ei controlli adottati da un'organizzazione che portano a una maggiore efficienza e conformità in tutta l'organizzazione e garantiscono che i rendiconti finanziari siano accurati quando presentati a revisori, banchieri, investitori e altre parti interessate.

Esistono vari tipi di controllo applicati all'interno di un'organizzazione. Inoltre, non esiste una politica di controllo diretta che si applica a ogni organizzazione. L'applicazione dei controlli per ciascuna organizzazione è progettata e implementata per soddisfare le sue esigenze, il tipo di attività, le aspirazioni, gli obiettivi e altre linee guida.

Tipi di controlli contabili

Esistono tre categorie principali di controlli interni contabili.

# 1 - Controlli investigativi

Come suggerisce il nome, questi controlli sono i controlli in atto per rilevare eventuali discrepanze e deviazioni dalle politiche in atto. Serve anche allo scopo del controllo dell'integrità.

Ad esempio, un controllo a sorpresa del saldo di cassa effettivo in mano con il cassiere e il saldo di cassa secondo i conti assicurerà se il cassiere sta facendo il suo lavoro in modo accurato o meno. Potrebbe anche riflettere qualsiasi errore di registrazione contabile. In un ambiente computerizzato in cui i numeri sono enormi in termini di volume e l'elaborazione end-to-end degli account viene eseguita dal sistema, in quei casi, potremmo voler inserire una fattura di prova e monitorarla fino alla finalizzazione dell'account per vedere se fornisce il risultato desiderato ed è conforme alle normative.

Allo stesso modo, confrontando le scorte fisiche effettive nel magazzino e le scorte finali come da libri, verrà mostrato se c'è un problema nell'elaborazione dell'inventario, eventuali furti o perdite normali. Inoltre, controllare che tutti i beni che compaiono nei libri siano fisicamente presenti garantisce la sicurezza dei beni.

Ora, tramite esempi, abbiamo capito che i controlli investigativi vengono applicati in modo irregolare e sono più di natura di audit per identificare errori o discrepanze.

# 2 - Controlli preventivi

I controlli vengono applicati quotidianamente all'interno dell'organizzazione per fermare gli errori o le discrepanze che si verificano in primo luogo. Possiamo dire che queste sono le regole che tutti all'interno dell'organizzazione devono rispettare nel loro lavoro quotidiano.

Ad esempio, in un ambiente contabile, quando una persona registra una fattura, questa va a un'altra persona per la revisione e l'approvazione tra pari. Una volta contabilizzata la fattura, il pagamento viene effettuato da un altro team. Questa si chiama separazione dei compiti e garantisce che ogni giorno una persona non abbia il controllo della prenotazione e del pagamento delle fatture.

La rotazione del lavoro è un classico esempio di controllo preventivo. In una grande organizzazione o in un luogo critico, il personale viene trasferito a intervalli regolari per garantire che qualsiasi persona non abbia accesso a dati o risorse per un periodo prolungato, il che garantisce che la persona non venga coinvolta in furti o attività illegali attività.

In un ambiente computerizzato, anche il backup quotidiano dei dati sul cloud è un controllo preventivo per evitare qualsiasi perdita di dati.

# 3 - Controlli correttivi

Questi sono i controlli che vengono in soccorso quando preventivi e investigativi entrambi i controlli non sono riusciti ad evitare un errore. In un ambiente contabile, la registrazione di una registrazione di rettifica o rettifica è un esempio di controlli correttivi. Una volta che i libri contabili sono chiusi dopo l'esercizio finanziario ei revisori trovano un problema che deve essere affrontato. Anche la riapertura degli annuari finanziari e l'adeguamento richiesto da un revisore fanno parte di un controllo correttivo.

Ad esempio: durante la registrazione di una voce di diario, il contabile ha addebitato al Sig. Tom invece che al Sig. Robert $ 500. In questo caso, il bilancio di verifica è ancora d'accordo e in seguito alla verifica dei registri, questo errore è stato identificato. La voce di rettifica qui è di addebitare il signor Robert e accreditare il signor Tom, ciascuno di $ 500. Questo è chiamato controllo correttivo.

Esempi di controllo interno contabile

Di seguito vengono forniti esempi di controlli contabili.

  • Separazione dei compiti: il responsabile del trattamento e l'approvatore dovrebbero essere due persone diverse.
  • Un ID utente e una password indipendenti dovrebbero essere forniti a tutti i dipendenti.
  • Deve essere eseguita la verifica fisica dell'inventario e dei beni.
  • Dovrebbero essere effettuate riconciliazioni bancarie e altre riconciliazioni del bilancio di verifica.
  • Devono essere redatti documenti di procedura operativa standard per quanto riguarda il flusso del processo.
  • Controllo a sorpresa dei saldi della piccola cassa e del libretto di cassa.

Vantaggi dei controlli interni contabili

Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi dei controlli contabili.

  • Il registro delle azioni identifica la persona responsabile di qualsiasi errore.
  • Accuratezza del bilancio e dell'applicazione dei fondi
  • Uso efficiente delle risorse per lo scopo previsto
  • Utile nella facilitazione dell'audit
  • Una base solida per una crescita più significativa
  • Identificazione e rettifica di qualsiasi discrepanza riscontrata
  • Risparmio di costi e risorse

Svantaggi dei controlli interni contabili

Di seguito sono riportati alcuni degli svantaggi dei controlli contabili.

  • A volte irritante e richiede tempo per i dipendenti
  • L'alto costo del mantenimento di controlli e standard
  • Eccessivamente dipendente per il bilancio e la revisione contabile
  • Duplicazione del lavoro

Punti essenziali da notare sul cambiamento nel controllo contabile

  • Qualsiasi cambiamento in un processo influisce sull'altro.
  • La modifica non deve essere effettuata nel mezzo di un periodo contabile, poiché influenzerà il flusso della transazione.
  • Eventuali modifiche devono essere comunicate ai revisori.
  • Qualsiasi cambiamento dovrebbe anche essere documentato e comunicato bene a tutti gli stakeholder.
  • Dovrebbe essere conveniente.

Conclusione

I controlli interni contabili non sono uno sviluppo recente, sono in vigore da molto tempo. Il vantaggio più significativo dei controlli contabili è che ripristina la fiducia del pubblico nelle società quotate in borsa. Sulla scia degli scandali di alto valore negli Stati Uniti da parte di società come Tyco ed Enron, la fiducia del pubblico nel sistema contabile è stata scossa.

SOX è anche noto come Sarbanes-Oxley Act, è stato emanato dal Congresso degli Stati Uniti per proteggere le parti interessate da eventuali scandali contabili aziendali. Ciò rende anche obbligatorio per le organizzazioni seguire le linee guida sulla divulgazione aziendale e altri requisiti. Il punto qui è che i controlli contabili sono oggigiorno parte integrante di qualsiasi organizzazione, senza la quale il sistema contabile è come un'auto senza freni, e nessuno vuole fare un giro in una macchina del genere. Quindi è imperativo che qualsiasi organizzazione che aspira a crescere e migliorare deve disporre di un solido controllo contabile.