Il ciclo di contabilità fornitori, noto anche come Procure to Pay, è la serie di diversi processi in azienda che coinvolgono le diverse attività richieste per l'acquisto del prodotto, dall'effettuazione dell'ordine delle merci ai fornitori, quindi l'acquisto e la consegna delle merci e effettuando infine il pagamento finale dovuto al fornitore contro lo stesso.
Cos'è il ciclo di contabilità fornitori (AP)?
Il ciclo di contabilità fornitori è anche noto come 'Procure to Pay' o 'P2P' è una serie di processi che coinvolge il reparto acquisti e pagamenti dell'azienda e svolge tutte le attività necessarie dall'invio di un ordine ai fornitori, dall'acquisto di merci e dall'esecuzione dei pagamenti finali ai fornitori.
Ogni azienda ha due principali cicli economici: ciclo delle entrate e ciclo delle spese.
- Il ciclo dei ricavi include attività come vendite, marketing, relazione con i clienti, riscossione dei ricavi, ecc.
- Il ciclo di spesa include gli acquisti, i pagamenti dei fornitori, le spese di produzione, i salari e gli stipendi, ecc. Il ciclo della contabilità fornitori è una parte significativa del ciclo di spesa.
Di seguito sono riportati i passaggi inclusi nel ciclo di contabilità fornitori:
- Determinazione delle merci richieste
- Processo di approvvigionamento
- Cerca fornitori
- Richiesta di proposta
- Rivedi la ricezione dell'offerta
- Negoziazione
- Ordinazione d'acquisto
- La conferma del fornitore
- Dovere dei fornitori
- In caso di consegna di merci di successo
- Inserimento fattura
- Pagamento
Parliamo di questi in dettaglio -
Passaggi inclusi nel ciclo di contabilità fornitori
Di seguito sono riportati i passaggi inclusi nel ciclo di procure per pagare:
# 1 - Determinazione delle merci richieste
Gli acquisti vengono effettuati in base alle scorte richieste dal reparto produttivo dell'azienda. Il responsabile della produzione identifica le forniture necessarie e informa l'ufficio acquisti.
# 2 - Il reparto acquisti avvia il processo di approvvigionamento
Dopo aver ottenuto l'approvazione delle richieste di forniture dalla produzione, l'ufficio acquisti verificherà se alcuni ordini simili sono già stati effettuati; in caso contrario, vengono generati nuovi documenti degli ordini di acquisto.
# 3 - Cerca fornitori
Trovare fornitori è un lavoro complicato che include vari fattori come località, facilità di trasporto, politiche di credito, buona volontà del fornitore e dei suoi prodotti, legami passati con l'azienda e molti altri. Tuttavia, l'azienda preferisce le transazioni con i suoi fornitori collaudati. In altri casi, i potenziali fornitori vengono selezionati a livello locale, nazionale o internazionale utilizzando un business online per portali aziendali (come Alibaba.com), referral, ecc.
# 4- Richiesta di proposta
Dopo aver selezionato alcuni potenziali fornitori, viene consegnato un documento formale per ricevere le quotazioni degli articoli. Il documento è indicato come una richiesta di proposta (RFP). Il fornitore invia una proposta, comprese le tariffe e le qualità dei prodotti, e chiede all'azienda di fare affari con loro.
# 5 - Rivedi la ricezione del preventivo
L'azienda esamina le offerte inviate da diversi fornitori e filtra i fornitori che possono soddisfare i requisiti dell'azienda. L'azienda informa i fornitori selezionati del proprio interesse a concludere accordi di acquisto.
# 6 - L'azienda inizia il processo di negoziazione
La negoziazione è un processo frenetico e talvolta dispendioso in termini di tempo in cui l'acquirente richiede al venditore di abbassare le sue tariffe, offrire una politica di credito liberale e altri termini di negoziazione di base come sconti, qualità dei prodotti, spese di trasporto, consegna e termini di assicurazione. Il processo di negoziazione esegue il filtraggio e l'azienda ha individuato i migliori fornitori.
# 7 - Ordine di acquisto
L'azienda dopo aver approvato il fornitore desiderato gli assegna l'ordine inviando il documento ufficiale dell'ordine di acquisto. Conferma il fornitore circa le esigenze dell'azienda e il termine per la consegna dei prodotti o servizi.
# 8 - La conferma del fornitore
L'accordo inizia quando un fornitore accetta di vendere i suoi prodotti ai termini e alle condizioni richiesti. Una conferma di accettazione deve essere inviata dal fornitore per iscritto tramite posta o e-mail.
# 9 - Dovere dei fornitori
È compito del fornitore preparare e spedire la merce rispettando rigorosamente i tempi previsti e tenere informata l'azienda sull'andamento dell'ordine. È necessario inviare una notifica quando le merci sono pronte per essere spedite e un avviso di spedizione, inclusi documenti validi che specificano una descrizione delle merci, inclusi peso o unità, data di consegna, posizione, ecc.
# 10 - Ispezione della merce consegnata
Inizia il processo di ispezione, che include controlli sia di qualità che di quantità. Il reparto acquisti verifica se le merci consegnate sono conformi all'ordine di acquisto.
# 11 - Inserimento fattura
In caso di verifica con esito positivo, se tutto risulta adatto, l'ufficio acquisti invia l'approvazione all'ufficio contabilità fornitori per avviare il processo di pagamento. Il reparto contabilità fornitori registra quindi la fattura, che contiene tutte le specifiche sul pagamento come la data finale e / o una data finale con sconto, importo del rimborso e altri dettagli ufficiali.
# 12 - Pagamento
Dopo ogni verifica necessaria, l'ufficio contabilità fornitori inizia ad effettuare pagamenti al fornitore parzialmente o totalmente secondo le norme aziendali. Esistono vari modi per effettuare pagamenti ai fornitori come:
- Pagamenti in contanti
- Pagamento tramite assegno (o altri strumenti negoziabili)
- Trasferimento di terze parti online
- Pagamento con carta di credito
- Pagamenti in dollari o altra valuta estera (generalmente applicabile nelle transazioni di importazione);
- Pagamento di baratto, ovvero il pagamento di alcuni beni e / o servizi contro i beni e / o servizi ricevuti dal fornitore.
Documenti rilevanti coinvolti nel ciclo AP
I seguenti sono documenti importanti inclusi nel ciclo procure per pagare:
# 1 - Ordine di acquisto
L'ufficio acquisti dell'azienda genera un ordine della merce richiesta e lo invia al venditore. L'ordine riporta i dettagli del fornitore sugli articoli insieme alle relative quantità. Specifica inoltre una data in cui la merce deve essere consegnata.
# 2 - Ricezione del rapporto
Dopo la consegna della merce, la direzione ispeziona la spedizione e controlla la qualità, la quantità e altri aspetti essenziali. Dopo un'ispezione completa, crea un rapporto dettagliato chiamato ricezione del rapporto.
# 3 - Fattura fornitore
Il documento è il contratto legale in cui il venditore dettaglia le merci, l'aliquota unitaria e l'importo totale insieme alla base imponibile applicabile. Specifica inoltre la politica del credito e la data finale per il pagamento.
