Significato del controllo di bilancio
Il controllo di bilancio è noto come impostazione di un budget particolare da parte della direzione al fine di conoscere la variazione tra le prestazioni effettive e le prestazioni preventivate dell'azienda e aiuta anche i manager a utilizzare questi budget in modo da monitorare e controllare i vari costi all'interno del particolare periodo contabile.
È un processo di pianificazione e controllo di tutte le funzioni di un'organizzazione attraverso il confronto e l'analisi dei numeri preventivati con i risultati effettivi. Confrontando i numeri a budget con i risultati effettivi, identifica le aree che necessitano di miglioramento e dove la riduzione dei costi è fattibile o le cifre a budget devono essere riviste.
Tipi di controllo di bilancio
Esistono vari tipi di controllo che un'organizzazione può implementare:
# 1 - Controllo operativo
Copre le entrate e le spese operative, essenziali per la gestione quotidiana delle attività. I numeri effettivi di un budget vengono confrontati mensilmente nella maggior parte dei casi. Aiuta a ottenere il controllo sull'EBITDA - Guadagni prima della svalutazione e dell'ammortamento delle imposte sugli interessi.
# 2 - Controllo del flusso di cassa
Si tratta di un budget importante che mantiene il controllo sul fabbisogno di capitale circolante e sulla gestione della liquidità. Le crisi di cassa potrebbero essere dannose per il funzionamento quotidiano, quindi questo è un aspetto importante.
# 3 - Controllo degli investimenti
Copre le spese in conto capitale, come l'acquisto di macchinari o la costruzione di un edificio. Poiché comporta un'enorme quantità di denaro, il controllo qui aiuta a eliminare gli sprechi e ridurre i costi.
Come viene preparato il budget?
Il budget è predisposto sulla base delle spese precedenti e tiene conto di eventuali prevedibili spese che sono destinate a verificarsi. Oggigiorno, in un ambiente informatizzato in cui i bilanci sono redatti in fogli excel. Abbiamo la possibilità di selezionare la media trimestrale o annuale.
Ad esempio, se vogliamo preparare il budget per luglio 2019 sulla base dei risultati del secondo trimestre, sarà simile a:
Qui, Formula Budget di luglio = (aprile + maggio + giugno) / 3 cioè, media di aprile, maggio e giugno.
Nella tabella sopra, basata sui risultati effettivi di aprile, maggio e giugno, ci aspettiamo che le vendite siano di $ 6.250 e l'utile netto di $ 383 per luglio.
Supponiamo ora di aver ottenuto i risultati effettivi per luglio e confrontiamoli con il budget di luglio per ottenere la differenza:
In questo caso, le vendite effettive di luglio hanno superato il budget di $ 150. Ora, questo potrebbe essere dovuto al fatto che più quantità sono state vendute o il prezzo di vendita per unità è leggermente aumentato. Se il prezzo di vendita per unità è rimasto costante a luglio, significa che il team di vendita ha ottenuto risultati migliori della media e questo è il motivo per cui le vendite sono aumentate.
Ulteriori analisi mostreranno per quale regione e per quale prodotto è aumentata la vendita. Allo stesso modo il costo operativo è aumentato di $ 33, il che potrebbe essere dovuto a un aumento del costo di qualsiasi materiale in ingresso o potrebbe essere accessorio a vendite extra.
Vantaggi e svantaggi del controllo dei bilanci
Vantaggi
- Uno strumento efficace per la misurazione delle prestazioni di reparti, singoli e centri di costo;
- Individuazione delle aree di riduzione e miglioramento dell'efficienza;
- Una maggiore efficienza e riduzione dei costi si traducono nella massimizzazione del profitto;
- Aiuta anche a introdurre e incentivare schemi basati sulle prestazioni.
- La riduzione dei costi è sempre l'obiettivo primario.
- Migliora il coordinamento tra i reparti poiché i risultati ei costi sono correlati.
- Fornisce informazioni per un'analisi approfondita e qualsiasi azione correttiva.
- Utile per raggiungere l'obiettivo a lungo termine di un'organizzazione.
Svantaggi
- I numeri preventivati richiedono spesso una revisione poiché la previsione futura è difficile
- Processo lungo e costoso, necessita di persone e risorse Processi di controllo del budget
- Questo processo a volte richiede il coordinamento tra i vari reparti è un compito difficile
- Questo processo richiede l'approvazione e il supporto dell'alta dirigenza
- Il confronto sempre tra i dati effettivi e il budget è dannoso per la motivazione dei dipendenti
Limitazioni
- Il futuro è imprevedibile, quindi il budget non garantisce sempre un futuro regolare per un'organizzazione
- Principalmente utilizzo dei numeri registrati in passato
- Ignora i dati demografici e molti altri fattori economici
- Le politiche governative e le riforme fiscali non sono sempre prevedibili
- Eventi naturali come pioggia, monsone, siccità e altri fattori incontrollabili influenzano le prestazioni effettive di un'organizzazione che non possono essere considerate per il budget
Punti importanti da notare
- Eventuali entrate o spese prevedibili non incluse in precedenza dovrebbero essere incluse nel budget.
- Le funzioni di controllo non dovrebbero essere di natura estrema per mettere sotto pressione il personale, se lo è, è necessario un cambiamento.
- Le norme devono essere riviste periodicamente.
- Qualsiasi cambiamento deve essere informato immediatamente o in anticipo a tutti gli stakeholder.
- Il cambiamento nella produzione, nelle vendite o in qualsiasi funzione all'interno dell'organizzazione avrà un impatto sulle funzioni di controllo.
- La base dell'allocazione dei costi diventa importante nell'analisi a livello micro, quindi se c'è un cambiamento nella base dell'allocazione dei costi, dovrebbe essere analizzata completamente prima di metterla in atto.
Conclusione
Il controllo di bilancio è un aspetto molto importante delle attività quotidiane e delle prospettive a lungo termine di un'organizzazione. Se posizionato con cura, non solo aiuta a controllare i costi, ma aiuta anche a migliorare l'efficienza. Ci sono altre cose come i costi standard, che ne fanno anche parte.
Qui possiamo calcolare il costo, l'efficienza, il rendimento o le varianze della combinazione, ecc. Quindi, identifica il motivo esatto dietro qualsiasi variazione quando confrontiamo l'attività di un periodo con un'altra. Perché nella concorrenza spietata di oggi, le organizzazioni sono sempre alla ricerca dell'eccellenza e delle migliori pratiche e il controllo del budget aiuta a identificare e raggiungere tali politiche e pratiche.
Identifica se ci sono problemi o possibilità di miglioramento con l'approvvigionamento di materiale in ingresso, l'output desiderato dal materiale, qualsiasi problema di elaborazione o amministrazione del team di vendita. Quindi, per comprendere completamente le funzioni aziendali e l'analisi delle cause alla radice dei vari risultati, il controllo del budget è uno strumento importante nelle mani delle parti associate all'organizzazione.
