Budgeting

Cos'è il budget?

Il budget si riferisce al processo utilizzato dalle società in cui viene effettuata la proiezione dettagliata dei ricavi e delle spese dell'azienda per il futuro specifico periodo di tempo, considerando i diversi fattori interni ed esterni prevalenti in quel momento.

Il budget è il piano che intende calcolare le entrate e le spese previste per le operazioni di un'organizzazione per un periodo futuro. In altre parole, per le aziende, il budget dell'entità è il processo di preparazione di un rendiconto finanziario dettagliato previsto per un certo periodo. Serve a stimare il futuro prendendo gli input del management considerando i fattori interni ed esterni dell'organizzazione.

In ogni organizzazione, il dipartimento finanziario svolge un ruolo fondamentale nella preparazione del budget in consultazione con l'alta dirigenza. Si tratta di un documento, a cui si fa riferimento per il controllo sanitario dell'organizzazione durante il periodo di budget.

Il budget è preparato per svolgere varie funzioni come attività di pianificazione, sviluppo di progetti, test e implementazione di programmi, ecc. Esistono numerose funzioni di questo tipo per le quali un'entità lo prepara. Ciò può aumentare le possibilità di realizzare profitti all'interno di un determinato ambiente e aiutare il processo decisionale della gestione.

Tuttavia, gli approcci possono essere suddivisi in due punti principali come di seguito;

Approccio top-down del budget

Nell'approccio top-down, il top management predispone il budget in base all'obiettivo dell'organizzazione e lo trasmette ai manager per le implementazioni. Il suggerimento e gli input possono essere stati presi dai manager prima della preparazione, ma la considerazione dei loro suggerimenti per tale preparazione è esclusivamente sulla dissacrazione della direzione.

Il budget top-down inizia con la stima dei costi a un livello superiore. L'intero budget è suddiviso in attività di primo livello, quindi attività di livello inferiore e quindi attività di livello inferiore.

• La gestione basata su tendenze ed esperienze precedenti stima i costi e le entrate tenendo presenti le influenze interne ed esterne, come l'aumento / diminuzione del costo del salario, le condizioni economiche del paese, ecc.
• L'esperienza e le attuali condizioni di mercato sono elementi critici per la preparazione del budget. Ci si aspetta che la direzione sia a conoscenza degli affari correnti del mercato e della storia dell'organizzazione.
• La direzione può prendere input dai gestori durante la preparazione iniziale. Ciò aiuterà la direzione a riconoscere i sentimenti del personale inferiore e le aspettative a livello di organizzazione.
• La direzione deve considerare la pressione sui margini, fattori macroeconomici come un cambiamento nella legislazione fiscale, nonché fattori interni come l'allocazione delle risorse.
• La direzione può anche esaminare i colleghi, i loro budget e la redditività per confrontarli con l'organizzazione. Ciò contribuirà a fissare obiettivi per l'organizzazione e ad aumentare il margine o la redditività e sovraperformare nel mercato. Il confronto con i colleghi può essere a livello di fatturato, livello di costo o livello di redditività complessiva. Questo esercizio aiuta la direzione a scoprire le ragioni del divario tra le organizzazioni.
• La direzione pubblica la propria finalizzazione del budget può ancora metterlo per gli input del manager. La direzione può considerare gli input forniti dai gestori e finalizzarli.
• Dopo la finalizzazione, la direzione distribuirà le risorse secondo l'obiettivo fissato dal budget e, se richiesto, sarà comunicato a ogni piccola unità / dipartimento aziendale.

Vantaggi

1. Avrà un approccio funzionale aziendale globale piuttosto che un approccio divisionale poiché la preoccupazione del management sarà la crescita complessiva dell'organizzazione.
2. Sarà nelle mani esperte e la direzione, se necessario, può richiedere l'aiuto di un estraneo.
3. Sarà veloce e le questioni interdipartimentali verranno ignorate.
4. Sarà aggressivo verso la crescita dell'organizzazione.

Svantaggio

1. I manager / dirigenti inferiori saranno motivati ​​in quanto non hanno la proprietà sul budget e tendono a ritenere che la direzione abbia fissato obiettivi praticamente impossibili.
2. L'alta direzione potrebbe non disporre di informazioni dettagliate sull'organizzazione e ciò potrebbe influire sul suo budget.
3. La comunicazione interdipartimentale subirà un duro colpo poiché non avranno idea di come la direzione abbia fissato gli obiettivi per ciascuno di essi.
4. Il tempo considerevole della direzione andrà in questo e potrebbe perdere dal percorso della strategia.
5. Si teme che sia meno accurato in quanto la dirigenza di alto livello non può avere l'idea di spese unitarie.

Esempio

ABC Limited prepara il proprio budget attraverso un approccio dall'alto verso il basso. La direzione, per aumentare la redditività complessiva dell'organizzazione, fissa un obiettivo per il team di vendita di vendere 12000 unità a un prezzo inferiore per l'anno. Tuttavia, l'unità di produzione non può produrre 12000 unità in un anno e questo può portare a uno scontro quotidiano tra vendite e produzione. Se la direzione avesse preso input anche dall'unità produttiva, questa situazione non si sarebbe verificata. D'altra parte, il team di vendita ha raggiunto l'obiettivo, si aspetterà un aumento o un incentivo per il proprio portafoglio ordini anche se lo stesso non è stato consegnato a causa della minore produzione. La direzione potrebbe dover sostenere questo costo senza alcuna aggiunta nella riga superiore.

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Approccio bottom-up del budget

Nell'approccio bottom-up, i manager devono predisporre il budget di reparto / business unit in base alle informazioni e alle esperienze passate e lo presentano alla direzione per i loro input e l'approvazione.

L'approccio dal basso verso l'alto inizia identificando le diverse operazioni e compiti svolti dall'organizzazione. Ciascuna unità dell'organizzazione deve divulgare le risorse e i fondi da essa richiesti nei propri budget. Il dipartimento finanziario consolida quindi i requisiti di finanziamento dell'intera organizzazione e il dipartimento Risorse umane consolida le risorse necessarie. Il bilancio complessivo è sottoposto all'approvazione della direzione.

• I manager delle loro esperienze passate e del loro coinvolgimento nell'attività quotidiana prepareranno un budget per il prossimo periodo. La direzione ha chiesto loro di fissare i propri obiettivi sia in termini di ricavi che di costi.
• I gestori dovrebbero tenere conto delle condizioni di mercato e delle pressioni sui margini e aiutarli a renderlo più realistico.
• Ci si aspetta che i manager vadano oltre l'ambiente interno e considerino anche gli influencer esterni.
• I manager quindi sottopongono il budget alla direzione per la revisione e l'approvazione. Deve avere una spiegazione per ogni voce, e se c'è uno scostamento significativo dal budget del periodo precedente, ciò dovrebbe essere evidenziato alla direzione con la spiegazione.
• Pubblicare la revisione e la risoluzione delle query, deve essere finalizzata e implementata in ogni unità aziendale.

Vantaggi

1. I gestori devono essere motivati ​​poiché la proprietà del budget è nelle loro mani.
2. Sarà più realistico in quanto i manager avranno una migliore conoscenza delle operazioni dell'organizzazione.
3. I manager saranno più impegnati nei confronti dell'organizzazione e degli obiettivi da loro fissati in quanto sono i proprietari della stessa.
4. L'alta dirigenza dovrà ora concentrarsi solo sulla strategia aziendale complessiva piuttosto che su un'unità aziendale.
5. Può essere abbastanza preciso per l'attività individuale, il che porta alla precisione complessiva sul budget totale.

Svantaggio

1. Il budget potrebbe non essere all'altezza dell'obiettivo generale dell'organizzazione in quanto è stato preparato dai manager a livello di business unit.
2. Potrebbe essere lento e potrebbero sorgere controversie tra i dipartimenti.
3. La direzione potrebbe perdere il controllo sulle previsioni dell'organizzazione.
4. I manager possono fissare obiettivi facili da raggiungere per ridurre la pressione da loro.

Esempio

A un prezzo inferiore, il team di vendita ha preventivato la vendita di 20000 unità e le stesse unità previste anche dalla produzione con l'incentivo aggiuntivo per tutti i lavoratori a $ 1. Alla fine, il team di vendita ha raggiunto l'obiettivo a un prezzo inferiore e anche il team di produzione. Tuttavia, la redditività complessiva dell'organizzazione subirà un colpo poiché un incentivo dato alla produzione, così come un team di vendita, andrà a finire nel costo. Quindi l'obiettivo generale dell'organizzazione di massimizzare il profitto non sarà sufficiente anche se l'aumento delle vendite e della produzione.

Tipi di budget

L'approccio al budget dipende dalla fase dell'organizzazione. Una nuova startup avrà un budgeting incrementale o Zero Base, mentre un'azienda matura potrebbe avere Kaizen o Base Budgeting. Parliamo dei 5 principali tipi di budget:

# 1 - Budget incrementale

Questo tipo di budget è anche chiamato come metodo tradizionale in base al quale viene preparato prendendo il budget del periodo corrente come parametro di riferimento, con importi incrementali che vengono poi aggiunti per il nuovo periodo.

Nel budget incrementale, le cifre per ciascuna spesa e entrata iniziano con i numeri effettivi dell'anno precedente e sono corrette per l'inflazione, la crescita complessiva del mercato e altri fattori che la gestione ritiene adeguati. Ad esempio, in un'organizzazione lo stipendio totale pagato ai dipendenti in un determinato anno è di $ 500.000. Quando sarà preparato per il prossimo anno, sarà data la cosa di gestione che hanno bisogno di altri cinque nuovi dipendenti che saranno pagati $ 30.000 ciascuno e anche un aumento del 10% ai dipendenti esistenti. Pertanto, il budget per lo stipendio sarebbe Rs. $ 700.000 ($ 500.000 + aumento del 10% ai dipendenti esistenti + ($ 30.000 * 5 nuovi dipendenti).

# 2 - Zero Based Budgeting (ZBB)

In ZBB, tutti i numeri si azzerano e si ripensa a tutte le voci del budget. I nuovi numeri di ogni voce devono essere giustificati con un ragionamento appropriato e non devono essere cifre ad hoc.

Questo tipo di budgeting aiuta la direzione a evitare le spese tradizionali che non sono più necessarie. Poiché la base è zero, il management può dare un nuovo pensiero ad ogni voce di spesa e rivalutare il fabbisogno o l'eventuale risparmio di costi.

# 3 - Budget di base (BB)

Questo tipo di budget è preparato per sapere quante spese ci saranno solo per sopravvivere (continuità aziendale). Tuttavia, qualsiasi spesa incrementale al di sopra e al di sopra di tale livello deve essere giustificata sul costo rispetto al beneficio dello stesso.

È stato generalmente preparato in aziende che si trovano in una crisi di liquidità. Per tagliare i costi, la direzione può semplicemente stabilire un budget per la sopravvivenza e qualsiasi spesa aggiuntiva deve essere tagliata. Ad esempio, l'affitto, l'elettricità e il personale primario sono essenziali per gestire l'azienda, ma le spese di formazione, picnic e celebrazioni non sono necessarie per la sopravvivenza dell'azienda.

# 4 - Budget basato sulle attività (ABB)

Questa tipologia di budget è predisposta con l'intento di identificare le operazioni che generano costo per l'azienda e come tale costo possa essere ridotto rispetto al livello attuale. Questo tipo di budget viene utilizzato principalmente in un'organizzazione matura.

Il budget basato sulle attività è un esercizio esteso per trovare il nostro costo di ogni attività in una grande organizzazione e valutare il valore aggiunto della stessa. Questo esercizio include anche una procedura alternativa per eseguire la stessa attività o raggiungere lo stesso obiettivo riducendo i costi. In quasi tutte le organizzazioni, direttamente o indirettamente, questo budget viene preparato ed eseguito. Tuttavia, dipende dall'attenzione della direzione per ingrandirlo o ridurlo a un certo livello.

# 5 - Kaizen Budgeting

"Kaizen" significa miglioramento continuo e questo tipo di budget è progettato per migliorare i costi e massimizzare i ricavi.

Kaizen è una parola giapponese che significa miglioramento continuo delle pratiche lavorative, efficienza personale, ecc. Il budget Kaizen è incentrato su metodi innovativi per migliorare l'efficienza dell'organizzazione nella consegna. Il budget Kaizen viene utilizzato principalmente da organizzazioni leader, che hanno un approccio a lungo termine e il deflusso di denaro a breve termine non è un grosso problema per loro.