Cos'è la tenuta dei registri?
La tenuta dei registri è una fase primaria della contabilità che ci dice come tenere un registro delle transazioni commerciali monetarie con l'obiettivo di tenere traccia permanente di tutte le transazioni, conoscere l'immagine corretta di attività-passività, profitti e perdite ecc., Mantenere il controllo delle spese con al fine di ridurre al minimo la spesa e disporre di informazioni importanti ai fini legali e fiscali
Procedura per il metodo di registrazione
- Identificazione delle transazioni
- Registrazione nel diario
- Classificazione della natura della transazione
- Registrazione nel libro mastro
- Bilanciamento dei conti
- Preparazione di un rendiconto finanziario
- Interpretazione del bilancio
- Comunicarlo agli stakeholder
Esempi di archiviazione dei dati
Esempio 1
ABC limited è una ditta individuale, che svolge piccoli negozi in un mercato ad Atlanta. Sta commerciando in vestiti e ha l'afflusso e il deflusso principali come segue:
- Afflussi: la vendita proviene dal cliente
- Deflussi: acquisto di materiale da fornitori e pagamento delle relative spese
Ai fini della tenuta dei registri, ABC limited dovrà mantenere i libretti di cassa giornalieri per mantenere la piccola cassa e i saldi bancari. Alla fine dell'anno, devono preparare il conto economico e il bilancio per verificare la redditività durante l'anno. È uno dei modi più semplici per mantenere i record della transazione commerciale.
Esempio n. 2
- Amazon.com è una multinazionale che opera in tutto il mondo e dà lavoro a milioni di persone. Ogni giorno vengono effettuate milioni di operazioni, e per mantenere l'interesse della Società e per garantire il corretto rispetto degli statuti e per mantenere la fiducia degli stakeholder, deve essere effettuata una contabilità continua.
- È necessario disporre di team separati per garantire che ogni transazione monetaria eseguita dall'azienda venga registrata nei libri contabili senza alcuna deviazione. Inoltre, questo tipo di contabilità deve garantire che le transazioni siano registrate secondo i principi contabili generalmente accettati applicabili a livello locale e anche altri statuti applicabili.
Questo è uno degli esempi più complessi di conservazione dei registri dell'azienda.
Entrambi gli esempi hanno i loro meriti e demeriti, ma a loro modo valgono.
Vantaggi della tenuta dei registri
- Registrazione permanente e affidabile: aiuta a mantenere la registrazione permanente di tutte le transazioni, il che aiuterà a garantire l'affidabilità dei dati.
- Precisione aritmetica dei conti - La registrazione continua delle transazioni aiuterà a identificare qualsiasi imprecisione aritmetica che potrebbe essersi verificata. Ad esempio, pagamento in eccesso ai fornitori o doppio pagamento di qualsiasi transazione.
- Risultato netto delle operazioni aziendali - Fornirà il profitto ottenuto durante il periodo specificato in base alle operazioni commerciali in corso.
- Accertamento delle posizioni finanziarie - Aiuta a identificare la posizione finanziaria dell'azienda.
- Calcolo delle quote - Tutte le passività e le quote in sospeso in un dato momento possono essere calcolate sulla base del bilancio appropriato preparato.
- Controllo su beni e prestiti - È possibile ottenere un migliore controllo su beni e prestiti; questo aiuterà nella gestione dei fondi e delle varie posizioni di affari.
- Identificazione di cose da fare e da non fare - I rendiconti finanziari aiutano a trovare cose che sono andate male e devono essere rettificate in futuro per garantire operazioni migliori in futuro.
- Tassazione - È altamente raccomandato e richiesto dalle autorità fiscali. Per completare le loro valutazioni, le persone d'affari devono conservare adeguatamente i registri che aiuteranno a determinare la responsabilità fiscale su di loro
- Processo decisionale della direzione - La direzione dipende fortemente dai documenti finanziari per intraprendere la pianificazione delle operazioni aziendali. Inoltre, hanno anche bisogno di una rendicontazione continua da parte del livello intermedio sui progressi compiuti in termini finanziari. I dati finanziari mantenuti dall'organizzazione governano tutte le decisioni strategiche
- Requisiti legali - C'è un enorme requisito di statuti, GAAP locali, IFRS, ecc., Per mantenere i libri contabili appropriati, per garantire la trasparenza del business.
Svantaggi della tenuta dei registri
- Impiegato - Per le grandi organizzazioni, la tenuta dei registri è un lavoro molto noioso e continuo. Diventa difficile per loro mantenere lo stesso
- Manuale e monotono - È un lavoro altamente manuale. Lo stesso lavoro deve essere eseguito tutte le volte che viene eseguita la transazione. Questo lo rende un lavoro molto monotono.
- Bisogni soggettivi da verificare prima dell'analisi - Vari aspetti contabili come l'ammortamento, la valutazione delle scorte, ecc. Richiedono ipotesi che rendono la contabilità altamente soggettiva. La fattibilità di tali ipotesi deve essere verificata prima di analizzare il bilancio
Limitazioni
- Possono essere registrate solo transazioni monetarie - In affari, entrambi: gli aspetti monetari e non monetari sono essenziali. Tuttavia, nella tenuta dei registri, possono essere coperte solo le transazioni monetarie. Le virtù non monetarie come il personale qualificato non possono essere registrate nei libri contabili.
- Gli effetti delle variazioni del livello dei prezzi non vengono considerati - L'inflazione è un requisito continuo che deve essere preso in considerazione durante la registrazione delle attività; tuttavia, in contabilità, l'inflazione non può essere considerata durante la registrazione delle transazioni.
- Contabilità storica: tutte le attività devono essere registrate come costo storico. Ciò non aiuterà a identificare il valore attuale dell'asset nel mercato.
Punti importanti
Eventuali modifiche al metodo di conservazione dei dati possono essere consentite solo se:
- La sostanza sulla forma deve essere considerata
- Per migliori requisiti di divulgazione
- Necessario per i principi contabili
Conclusione
La tenuta dei registri è un'arte di registrare e divulgare le transazioni finanziarie. Richiede un po 'di esperienza e tattica che non solo aiuterà a mantenere l'immagine dell'organizzazione, ma aiuterà anche a ottenere finanziamenti e a fare offerte per le imprese. Per dimostrare l'accuratezza delle transazioni, la tenuta dei registri dà una grande spinta e aiuta a mantenere un'immagine di organizzazione aziendale etica nel mercato.
