Che cos'è il formato della registrazione a giornale?
Il formato registrazione prima nota è il formato standard utilizzato nella contabilità per tenere un registro di tutte le transazioni commerciali della società e si basa principalmente sul sistema di contabilità in partita doppia della contabilità e garantisce che il lato del debito e il lato del credito siano sempre uguali. Il formato standard contiene 5 colonne: 1) Data della transazione 2) Particolari della transazione commerciale 3) Numero di folio 4) Inserimento di addebito e 5) Inserimento di accredito.
Discutiamo in dettaglio ciascuna delle colonne:
Formato standard della registrazione prima nota nella contabilità
Il formato di base di una registrazione prima nota in contabilità è illustrato di seguito:
Colonna 1: data della transazione
La prima colonna del libro giornale è costituita dalla data della transazione. La data della transazione si riferisce alla data effettiva in cui è avvenuta la transazione e non alla data di rendicontazione della transazione.
Colonna 2: registrazione prima nota
La seconda colonna è dove registriamo la transazione commerciale passando una registrazione a giornale. Le scritture contabili si riferiscono alla registrazione sistematica di eventi economici e operazioni avvenute in una determinata data applicando le regole fondamentali della tenuta dei libri contabili. In fondo alla registrazione del diario, pubblichiamo una breve narrazione che descrive la transazione.
Ad esempio, supponiamo che il 15 ottobre 2019 A Ltd abbia acquistato mobili per un valore di $ 1.000 / - per scopi commerciali. In questo caso, addebiteremo sul conto del mobile (addebita ciò che arriva) e accrediteremo sul conto bancario (accreditare ciò che esce) con $ 1.000 / -
Il formato della registrazione prima nota in Excel per questa transazione sarà il seguente:
Colonna 3: Folio
La terza colonna è indicata come numero folio, che indica il numero di riferimento utilizzato per identificare la particolare voce nei rispettivi conti contabili. Questo numero di riferimento può anche essere numerico o alfanumerico.
Colonna 4: importo del debito
La quarta colonna mostra l'importo con il quale il rispettivo conto viene addebitato nella transazione.
Ad esempio, il 7 febbraio 2019, ABC Inc. ha pagato un canone di locazione di US $ 250,00 e l'assicurazione stabili di US $ 400,00.
Ora, poiché l'affitto degli uffici e l'assicurazione degli edifici sono una spesa per ABC Inc., addebiteremo entrambi i conti (addebitare tutte le spese e le perdite), ovvero, il conto dell'affitto per 250,00 USD e il conto assicurativo per 400,00 USD e accrediteremo il conto bancario da US $ 650,00 (accreditare ciò che esce) come:
Il formato in Excel per questa transazione sarà il seguente:
Ora, con l'aiuto della quarta colonna, possiamo chiaramente distinguere quale conto è influenzato dalla quantità di denaro.
Colonna 5: importo del credito
Proprio come la colonna 4, che mostra l'importo con cui viene addebitato il conto, la colonna 5 rappresenta l'importo con il quale viene accreditato il rispettivo conto.
Continuando l'esempio precedente, il pagamento dell'affitto e delle spese di assicurazione mostra un deflusso di denaro dall'attività. Così abbiamo accreditato sul conto bancario un totale di US $ 650,00
Esempi
Diciamo che il 15 ottobre 2019, ABC Inc. ha venduto 200 unità @ $ 10 / unità a Mr. John a credito.
Per registrare la transazione, inseriremo la data della transazione, che è il 15 ottobre 2019, nella prima colonna.
Nella seconda colonna, passeremo la registrazione del diario contabile della transazione, ovvero accrediteremo il conto Vendite (accrediteremo tutti i proventi e i guadagni), e poiché il signor John ha ricevuto la merce a credito e andrà a effettuare il pagamento in futuro, è il debitore di ABC Inc. In base alla regola di un conto personale, addebiteremo sul suo conto l'importo del valore di vendita (Addebito al destinatario).
Il formato della registrazione prima nota in Excel per questa transazione sarà il seguente:
Punti essenziali da notare sul formato della registrazione a giornale
- La registrazione prima nota deve essere registrata solo con la data della transazione.
- Considerare il principio contabile fondamentale per identificare i conti contabili rilevanti interessati dalla transazione commerciale.
- Dopo aver identificato i conti contabili rilevanti per registrare la registrazione a giornale, prestare attenzione a 3 regole d'oro della contabilità per determinare quale conto contabile deve addebitare e quale accreditare.
- Assicurati che il totale dell'importo del debito e dell'importo del credito sia sempre uguale per ogni transazione.
- L'importo della transazione deve essere menzionato nella valuta di segnalazione. La valuta di segnalazione si riferisce alla valuta domestica del paese in cui si trova la sede legale della società. Se la società opera in più paesi, le transazioni effettuate in valuta estera devono essere prima convertite nella valuta di rendicontazione e quindi registrate nel giornale di registrazione.
