Significato nota di cassa
Il Cash Memo è una delle documentazioni per le transazioni in contanti tra acquirente e venditore, e il venditore lo prepara per le vendite in contanti, e lo stesso è dato all'acquirente per l'acquisto della merce. È la prova documentale di tutte le vendite in contanti effettuate dall'azienda ed è la prova per gli acquisti in contanti per l'acquirente. Viene preparato insieme a una copia duplicata, poiché l'originale verrà consegnato all'acquirente e il venditore conserverà la copia duplicata.
Cash Memo è equivalente alla copia della fattura e a un documento legale. Viene utilizzato per conoscere le vendite in contanti dell'azienda, per pagare le tasse, per la riconciliazione e l'analisi, la pianificazione dell'inventario, la posizione del flusso di cassa, ecc.
È uno strumento commerciale non negoziabile che funge da prova per il venditore che è stato ricevuto denaro dal cliente per la merce venduta e per l'acquirente per registrare il costo e contabilizzare il saldo di cassa. Le vendite a credito non possono essere effettuate tramite una nota di cassa, poiché possono essere emesse per una transazione di vendita solo se il denaro viene ricevuto.
Formato nota in contanti
Di seguito è riportato il formato per preparare un esempio di nota di cassa.
Contenuti
- Nome e indirizzo del fornitore - Per dimostrare che il fornitore ha effettuato le vendite
- Nome e indirizzo dell'acquirente : funge da prova per l'acquirente per registrare gli acquisti
- Numero di serie della nota di cassa - Serve come traccia per tenere traccia delle vendite effettuate dall'azienda, per registrare tutte le transazioni interamente senza perdere nessuna transazione
- Data della nota di cassa - Per tenere traccia della transazione su base giornaliera e mensile
- Numero d'ordine del cliente o dell'acquirente : per tenere traccia del volume delle transazioni effettuate nei confronti di un singolo cliente
- Descrizione delle merci - Per identificare la natura delle merci vendute
- Quantità di merce - Per seguire il bene venduto e conoscere la posizione delle scorte
- Tariffe delle merci - Per calcolare il valore di vendita
- Importo - Per conoscere le vendite effettuate dall'azienda
- Sconto (sconto commerciale o sconto di cassa) da mostrare separatamente - Per tenere traccia degli sconti forniti
- Numero di registrazione fiscale dell'acquirente e del fornitore in caso di vendita di beni - Per il pagamento delle tasse
- L'importo totale menzionato nella nota di cassa deve essere scritto in parole e cifre
- La nota di cassa deve essere firmata dalla persona debitamente autorizzata - Per renderla più valida;
- Termini e condizioni, se presenti
Esempio di nota in contanti
Joe possiede una boutique chiamata Billy Reid. Jeni, uno dei clienti abituali, visita il negozio e compra due paia di jeans del marchio Levi's per $ 100 ciascuno, 3 magliette del marchio Nike per $ 50 ciascuno. Joe offre uno sconto del 10% a Jeni e addebita il 10% di IVA sulla transazione di vendita. Joe prepara un esempio di nota di cassa per la transazione sopra menzionata.
Vantaggi
- È semplice ed efficace da preparare e monitorare.
- È adatto a tutte le piccole imprese che si occupano di transazioni in contanti.
- È un documento legale ed è equivalente alla fattura.
- È più un processo manuale, quindi non è richiesto alcun sistema computerizzato separato.
- È autenticato poiché porta sempre la firma di una persona responsabile.
- Le transazioni effettuate tramite nota di cassa sono più favorevoli alle attività per la posizione del flusso di cassa poiché il cliente paga immediatamente in contanti per la vendita effettuata.
- Non ci saranno clienti in sospeso nelle transazioni effettuate tramite una nota di cassa e la posizione del capitale circolante dell'azienda sarà buona. I fondi possono essere utilizzati meglio per l'azienda.
- Poiché le transazioni di credito non possono essere effettuate con una nota di cassa, non ci saranno crediti inesigibili per l'azienda.
Svantaggi
- È facile manipolare le transazioni
- Non è adatto per grandi aziende
- Le transazioni bancarie sono migliori delle transazioni in contanti poiché hanno una traccia adeguata
- L'evasione fiscale è possibile poiché le entrate e i costi sono presi in considerazione con metodo manuale e non esiste un sistema di tracciamento adeguato.
- Venditori e clienti potrebbero non essere sempre interessati a pagare in contanti immediatamente poiché preferiscono avere alcuni giorni di credito.
- È un processo manuale, quindi una persona responsabile dovrebbe essere nominata per prendersi cura di queste transazioni poiché il rischio è maggiore nella gestione delle transazioni in contanti.
Conclusione
Una nota in contanti è un buono aziendale emesso da un venditore sulle vendite in contanti. Il sistema è semplice ed efficace per le transazioni quotidiane. È un documento legale e tutte le transazioni contabilizzate tramite nota di cassa sono valide. È la prova di tutte le vendite effettuate da un'azienda. È adatto per una piccola impresa in cui il volume di affari è basso e di natura ricorrente.
